個人情報保護委員会"特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜情報セキュリティマネジメント 平成31年 春期午前試験 問34

まず押さえたいこと

特定個人情報ファイルは、個人番号を法令で認められた事務の範囲で利用するために作成・保有する必要があります。個人番号を、本来の利用目的とは関係のない社内管理などに使ってファイルを作成することは認められません。

迷ったときの判断軸

その個人番号の利用目的が、税・社会保障など法令で認められた個人番号関係事務に必要かで判断しましょう。バックアップや提出資料の整合性確認、法定調書の作成などは、認められた事務に付随する範囲で行われます。一方、業務成績の管理のように個人番号を使う必要がない目的への流用はできません。

科目Bにつなげるために

科目Bでは、特定個人情報を扱う業務について、取得・利用・保存が本来の目的の範囲内かを確認する視点が重要です。便利だからという理由で個人番号を社内の識別子として流用せず、利用目的と取扱範囲を明確に切り分けて考えましょう。